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Confidentialité et données personnelles

Version du 13/11/2026

ScanVHU est un logiciel en ligne qui aide les centres de traitement des véhicules hors d’usage (VHU) agréés à traiter les dossiers d’entrée de véhicule : lecture des documents, contrôles, préparation du certificat, envoi et registre de suivi.

Qui est responsable ?

  • Données des dossiers (propriétaires, acheteurs, clients, dépanneurs) : chaque centre VHU qui utilise ScanVHU est responsable du traitement. ScanVHU agit pour son compte, comme sous-traitant (article 28 du RGPD), et n’utilise pas ces données à d’autres fins.
  • Comptes des utilisateurs (salariés des centres) et sécurité du service : Samir AMRANI, éditeur de ScanVHU, est responsable du traitement.

Données traitées

  • Comptes : nom, adresse email, rôle, sites accessibles ; mot de passe conservé seulement sous forme chiffrée irréversible (PBKDF2).
  • Dossiers : informations lues sur le certificat d’immatriculation (immatriculation, VIN, titulaire et adresse…), sur le certificat de cession (vendeur, acheteur), sur le certificat de situation administrative, date d’entrée du véhicule, destinataire du certificat (nom, email), dépanneur (nom, société, email, téléphone).
  • Photos et PDF des documents déposés, certificats générés.
  • Journal d’audit (qui a fait quoi et quand, sans les valeurs saisies) et journal des envois.
  • Sécurité : les adresses IP ne sont jamais stockées en clair ; seule une empreinte du jour sert à limiter les tentatives abusives. Les journaux techniques ne contiennent aucune donnée personnelle.

Demandes de démonstration

Le formulaire de scanvhu.fr recueille vos nom, centre, email, téléphone (facultatif), nombre de sites et message, pour vous recontacter au sujet de ScanVHU (mesures précontractuelles). Ces données sont transmises par email à l’éditeur et conservées au plus 3 ans après le dernier contact, sauf si vous devenez client.

Pourquoi ?

  • Fournir le service au centre (exécution du contrat) : lire les documents, préparer le certificat de destruction, l’envoyer, tenir le registre de suivi.
  • Permettre au centre de respecter ses obligations légales (prise en charge des VHU, certificat de destruction, déclaration au système d’immatriculation, article R322-9 du Code de la route).
  • Sécuriser le service (intérêt légitime) : connexions, limitation des tentatives, cloisonnement des données entre centres et entre sites.

Aucune donnée n’est vendue, ni utilisée pour de la publicité ou du profilage. L’intelligence artificielle ne sert qu’à lire les documents et à proposer des brouillons ; un utilisateur valide toujours.

Combien de temps ?

  • Photos des documents : supprimées juste après leur lecture par défaut, ou après la durée choisie par le centre (1, 7, 30, 90 jours) ; une photo jamais lue est supprimée au plus tard après 90 jours.
  • Certificats générés, certificats de situation administrative, dossiers, journal d’audit et journal des envois : conservés pour le registre de suivi du centre, tant qu’il utilise ScanVHU, puis restitués ou supprimés à la fin du contrat selon ses instructions.
  • Sessions de connexion : 12 heures d’inactivité, 7 jours au plus ; liens d’invitation : 72 heures ; liens de réinitialisation : 1 heure ; liens de capture par QR code : 5 minutes.
  • Tentatives de connexion et de capture : 24 heures.

Où et avec qui ?

Les données sont hébergées par Cloudflare, Inc.. Base de données, fichiers et traitements en juridiction Union européenne (Cloudflare D1, R2 et Durable Objects « EU »).

Selon le paramétrage du centre, interviennent aussi :

  • le fournisseur d’intelligence artificielle choisi (Mistral AI, France, ou OpenAI, États-Unis, avec les garanties prévues par le RGPD pour les transferts hors Union européenne), pour lire les documents et proposer des brouillons ;
  • Google (Gmail) ou Microsoft (Outlook), si le centre connecte sa boîte mail : ScanVHU n’obtient que le droit d’envoyer, jamais de lire (voir Connexion d’une boîte Gmail) ;
  • Resend ou Brevo, pour les emails envoyés depuis l’adresse ScanVHU.

Connexion d’une boîte Gmail (données Google)

Un administrateur de centre peut connecter la boîte Gmail du centre, pour que les certificats partent de sa propre adresse. Dans ce cas :

  • Accès demandés : l’adresse email du compte Google connecté (pour l’afficher dans les paramètres et l’utiliser comme expéditeur) et le seul droit d’envoyer des emails (gmail.send). ScanVHU ne peut ni lire, ni modifier, ni supprimer les emails, les contacts ou tout autre contenu du compte.
  • Utilisation : uniquement envoyer, depuis cette boîte, les emails qu’un utilisateur du centre déclenche dans ScanVHU (certificat de destruction et pièces jointes, relances de pièces manquantes), au destinataire qu’il a choisi (client ou dépanneur).
  • Conservation : ScanVHU garde l’adresse du compte et un jeton d’accès chiffré (AES-256), jamais le mot de passe. Le contenu des emails envoyés n’est conservé que dans le journal des envois du centre.
  • Partage : ces données ne sont ni vendues, ni partagées, ni transférées à un tiers, ni utilisées pour de la publicité, ni pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle. Aucune personne ne les lit, sauf demande expresse du centre pour une assistance, ou obligation légale.
  • Révocation : « Déconnecter » dans les paramètres du site efface aussitôt le jeton de ScanVHU. L’accès peut aussi être retiré à tout moment depuis le compte Google (myaccount.google.com/permissions).

L’utilisation et le transfert, par ScanVHU, des informations reçues des API Google respectent le Règlement sur les données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée (« Limited Use »).

Cookies

ScanVHU n’utilise que des cookies techniques, indispensables au service : la session de connexion, et le lien entre un téléphone et une capture par QR code (15 minutes). Aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité : aucun consentement n’est donc demandé.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés de façon irréversible, jetons d’accès aux boîtes mail chiffrés (AES-256), cloisonnement strict des données par organisation et par site, journal d’audit non modifiable.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous y opposer, ou en demander la portabilité. Pour les données d’un dossier de véhicule, adressez-vous au centre VHU qui l’a traité : certaines données doivent être conservées au titre de ses obligations légales. Pour un compte utilisateur, écrivez à rgpd@scanvhu.fr.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Contact

Samir AMRANI · contact@scanvhu.fr